Acuerdo mediante el cual el Pleno del Instituto Federal de Telecomunicaciones expide los Lineamientos en materia de organización y conservación de archivos del Instituto Federal de Telecomunicaciones

Fecha de disposición03 Agosto 2015
Fecha de publicación03 Agosto 2015
EmisorINSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES
SecciónPRIMERA. Organismos Autonomos

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ACUERDO MEDIANTE EL CUAL EL PLENO DEL INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES EXPIDE LOS LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

ANTECEDENTES

En términos de lo dispuesto en los párrafos décimo quinto, décimo sexto y vigésimo del artículo 28 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el Instituto Federal de Telecomunicaciones, (Instituto o IFT), es un órgano autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuyo objeto es el desarrollo eficiente de la radiodifusión y las telecomunicaciones, además de ser autoridad en materia de competencia económica en dichos sectores; independiente en sus decisiones y funcionamiento, y que ejerce su presupuesto en forma autónoma;

El artículo séptimo transitorio del "Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de los artículos 6o., 7o., 27, 28, 73, 78, 94 y 105 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de telecomunicaciones" dispuso que los recursos humanos, financieros y materiales de la Comisión Federal de Telecomunicaciones pasarían al recién creado Instituto, entre ellos, los archivos institucionales con los que contaba el extinto órgano desconcentrado mencionado.

En virtud de los Antecedentes y

CONSIDERANDO

Que el artículo 6o., Apartado A, fracción V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, establece, como uno de los principios para garantizar el ejercicio del derecho a la Información, que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados;

Que la Ley Federal de Archivos, de conformidad con su artículo 1, tiene por objeto establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos, entre otros, de los organismos constitucionales autónomos, con la finalidad de preservar el patrimonio documental de la Nación;

Que el artículo 25 de la Ley Federal de Archivos dispone que los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias establecerán mediante reglamentos o acuerdos de carácter general las autoridades encargadas de aplicar esta Ley y las disposiciones secundarias correspondientes, atendiendo las directrices y criterios que emita el Consejo Nacional de Archivos;

Que la correcta organización archivística contribuye a sentar las bases para la modernización y eficiencia de todas las actividades del Instituto, a la vez de brindar elementos sólidos para garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su consulta y destino final, así como permitir la adecuada conformación de la memoria institucional;

Que el Estatuto Orgánico del Instituto Federal de Telecomunicaciones, de conformidad con su artículo 59, fracción XI, señala como una de las atribuciones del Pleno emitir lineamientos en materia de organización de archivos y siendo indispensable implementar un Sistema Institucional de Archivos, con el fin de garantizar la correcta administración, organización, conservación y consulta de los expedientes de archivo; para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la Información pública.

Por lo anterior, y con fundamento en los artículos 6o, Apartado A, fracción V; 28, párrafos décimo quinto, décimo sexto y vigésimo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 15, fracciones I, LVI y LXIII de la Ley Federal de Telecomunicaciones y Radiodifusión; 3, 4, fracción XXXVI, inciso d), 5, 6, fracción III, 9 y 25 de la Ley Federal de Archivos; y 1 y 6, fracción XXXIII del Estatuto Orgánico del Instituto Federal de Telecomunicaciones, el PLENO emite el presente:

ACUERDO

Único.- Se emiten los Lineamientos en materia de organización y conservación de archivos del Instituto Federal de Telecomunicaciones, conforme a lo siguiente:

LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 28
Artículo 1 Los presentes Lineamientos tienen como objeto establecer los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los Archivos del Instituto, con la finalidad de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos.
Artículo 2

Son objetivos específicos de los presentes Lineamientos:

  1. Definir las responsabilidades y actividades necesarias para la organización y conservación de los Documentos y Expedientes de archivo;

  2. Promover la aplicación de tecnología de la información para la correcta organización y administración de los Documentos y Expedientes de archivo;

  3. Asegurar la conservación y Custodia de los archivos para evitar su uso indebido, ocultamiento, destrucción, alteración o, en su caso, divulgación;

  4. Facilitar a las Unidades Administrativas del IFT, la consulta oportuna de la información;

  5. Facilitar a las Unidades Administrativas la localización de los documentos y expedientes;

  6. Fomentar, en su caso, el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica y cultural, y

  7. Contribuir con la transparencia y el acceso a la información pública.

Artículo 3 Los presentes Lineamientos son de observancia y de aplicación obligatoria para todos los servidores públicos del Instituto.
Artículo 4

Para efectos de los presentes Lineamientos son aplicables las definiciones establecidas en el artículo 4 de la Ley Federal de Archivos y, en lo conducente, las establecidas en el artículo 3 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. En adición a tales definiciones, se entenderá por:

  1. Área Coordinadora de Archivos: La Dirección General de Adquisiciones, Recursos Materiales y Servicios Generales, a la cual le corresponde ejercer las atribuciones establecidas en el artículo 59, fracciones XI, XII, XIII y XIV del Estatuto Orgánico del Instituto Federal de Telecomunicaciones, como aquellas otras que, en esa calidad, le corresponden de acuerdo con la normativa aplicable;

  2. Carátula de identificación de expedientes: Frente del Expediente donde se establecerán los elementos para describir su contenido, considerando el Cuadro general de clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental vigentes, así como para señalar el fundamento legal de los Expedientes clasificados como reservados y/o confidenciales;

  3. Catálogo de disposición documental: Instrumento de registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final;

  4. Ciclo vital del documento: Fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su existencia, determinadas por sus valores y usos que tiene durante la misma. A cada fase le corresponde un tratamiento especializado y se conserva en un Archivo específico;

  5. Cuadro general de clasificación archivística: Es el instrumento técnico de consulta y control documental, que refleja la estructura del archivo Institucional con base en las atribuciones y funciones de cada Unidad Administrativa;

  6. Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los Documentos que se basa en su posesión física y el derecho a controlar el acceso a los Documentos;

  7. Depuración: Se entiende como el proceso de selección final de los Documentos que serán conservados de manera permanente, de aquellos que por su irrelevancia deben de eliminarse;

  8. Documento digital: La representación en medio digital de un documento de archivo;

  9. Documento electrónico: Aquel que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura, que es generado por las Unidades Administrativas así como los que reciban o les sean transferidos por particulares o autoridades gubernamentales, en ejercicio de las atribuciones establecidas en el Estatuto;

  10. Documento original: Es todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada Unidad Administrativa generado, recibido, transformado o usado que cuente con firma autógrafa y/o sellos de recibido en original, así como, en su caso, los registros relativos al Archivo contable gubernamental;

  11. Expediente activo: Integrado con la documentación necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de trámite;

  12. Expediente semiactivo: Integrado con la documentación de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de concentración;

  13. Expediente técnico: Integrado con la documentación que en su caso, generen las actividades de las Unidades Administrativas que ejercen atribuciones de carácter sustantivo en el Instituto relacionadas con el Registro Público de Concesiones;

  14. Expurgo: Eliminación planificada de documentación, que carece de valor testimonial, histórico o cultural para ser conservados. Normalmente esta eliminación suele corresponder a la segunda edad del documento (Archivo de concentración) donde el documento ya perdió su utilidad administrativa;

  15. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del Instituto, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de...

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