Acuerdo General 1/2020, relativo a la organización, descripción, conservación, valoración y destino final de los expedientes judiciales que forman parte del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. - 14 de Febrero de 2020 - DOF. Diario Oficial de la Federación - Legislación - VLEX 840248436

Acuerdo General 1/2020, relativo a la organización, descripción, conservación, valoración y destino final de los expedientes judiciales que forman parte del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

Edición:Matutina
Emisor:Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación
 
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Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.- Sala Superior.- Secretaría General de Acuerdos.

ACUERDO GENERAL 1/2020, RELATIVO A LA ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN, CONSERVACIÓN, VALORACIÓN Y DESTINO FINAL DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES QUE FORMAN PARTE DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN.

CONSIDERANDO:

PRIMERO. El Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, de conformidad con los artículos 99, párrafo primero, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y 184 de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, es la máxima autoridad en la materia y órgano especializado del Poder Judicial de la Federación.

Para el adecuado ejercicio de sus atribuciones, la Sala Superior del Tribunal Electoral de acuerdo a lo dispuesto por los artículos 99, párrafo décimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 186, fracción VII, y 189, fracción X, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, está facultada para emitir los acuerdos generales que estime necesarios.

SEGUNDO. La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos reconoce el derecho de toda persona al acceso a la información, y establece, en su artículo 6o., apartado A, fracciones I y V, que toda la información en posesión del Poder Judicial es pública, por lo que los sujetos obligados deberán, en el ámbito de sus respectivas competencias, documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades o funciones; para ello se ordena que deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados.

TERCERO. La Ley General de Bienes Nacionales, en su artículo 6, fracción XVIII, dispone que los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes están sujetos al régimen del dominio público de la Federación.

Asimismo, el artículo 25 de dicha Ley prevé que los bienes muebles al servicio del Poder Judicial de la Federación se regirán por las leyes correspondientes y por las normas que el mismo emita.

CUARTO. La Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el quince de junio de dos mil dieciocho y que entró en vigor el pasado quince de junio de dos mil diecinueve, tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, y reconoce como sujeto obligado al Poder Judicial de la Federación.

Entre los objetivos de dicho ordenamiento se encuentra regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, promover el uso y difusión de los archivos que éstos producen, para favorecer el resguardo de la memoria institucional de México, así como promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio documental de la Nación y define, entre otros conceptos, los de baja documental, catálogo de disposición documental, destino final, documentos históricos, patrimonio documental, plazo de conservación y valoración documental.

Asimismo, el artículo 11 de dicho ordenamiento determina un catálogo de obligaciones del Poder Judicial de la Federación como sujeto obligado de la Ley, entre ellas:

· Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzca, reciba, obtenga, adquiera, transforme o posea, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, y con los estándares y principios en materia archivística.

· Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental.

· Conformar un grupo interdisciplinario en términos de las disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental.

· Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de

archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo electrónico de dichos documentos.

QUINTO. En términos de lo que dispone la Ley General de Archivos en sus artículos 21 y 22, se estima pertinente adecuar la denominación del Archivo Institucional del Tribunal Electoral, y determinar la integración de su Sistema Institucional de Archivos, el cual estará conformado por la Secretaría General de Acuerdos, la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, la Dirección de Archivos, el Archivo Jurisdiccional de la Sala Superior, los Archivos Jurisdiccionales de las Salas Regionales, las oficinas de Oficialía de Partes de las Salas, en lo concerniente a la materia de este Acuerdo General.

SEXTO. Específicamente, los artículos 4, fracción XXXV, 11, fracción V, 50, 52 y 54 de la Ley General de Archivos disponen que en cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que es un equipo de profesionales de la misma institución, responsable de coadyuvar, en el ámbito de sus atribuciones, en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de las series documentales y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.

SÉPTIMO. A efecto de atender a dichas disposiciones, en sustitución del Comité de Archivo, se estima pertinente establecer el Comité de Valoración de los Expedientes Judiciales, grupo interdisciplinario que, entre otras atribuciones, será responsable de dictaminar las propuestas de valoración de los expedientes judiciales de conformidad con los criterios establecidos en este Acuerdo General, y de informar a la Sala Superior sobre las determinaciones que adopte en relación con su destino final, en términos de la Ley General de Archivos.

OCTAVO. De conformidad con el artículo 201, fracción VII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, la Secretaría General de Acuerdos de la Sala Superior del Tribunal Electoral tiene como atribución supervisar el debido funcionamiento de los Archivos Jurisdiccionales de la Sala Superior y de las Salas Regionales y, en su momento, su concentración y preservación, por lo que se le ha encomendado propiciar la integración y formalización del Comité de Valoración de los Expedientes Judiciales y fungir como su Presidencia; y a la persona titular del Archivo Jurisdiccional de la propia Sala Superior, fungir como Secretaría Técnica de dicho órgano colegiado.

NOVENO. Por su parte, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 204, fracción VII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, la Secretaría General de Acuerdos de la Sala Superior cuenta con la colaboración de los Secretarios Generales de Acuerdos de las Salas Regionales; por ser los encargados de supervisar el debido funcionamiento del archivo jurisdiccional de las Salas y su envío oportuno a la Presidencia del Tribunal, lo que conlleva verificar el registro, control, resguardo y conservación de los expedientes resueltos por las Salas del Tribunal Electoral; tareas que se llevan a cabo en coordinación con las personas titulares de los respectivos Archivos Jurisdiccionales, responsables del registro, control, valoración y destino final de los expedientes judiciales, con base en la normativa vigente.

DÉCIMO. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 230 de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, el Tribunal Electoral deberá conservar los expedientes de los asuntos definitivamente concluidos en su Archivo Jurisdiccional, durante dos años contados a partir de que se ordene el archivo.

Asimismo, para efectos de la determinación del periodo de resguardo de los expedientes durante su etapa semiactiva, se estima pertinente atender a lo que dispone la Ley General de Responsabilidades Administrativas, en su artículo 74, párrafo segundo, en el sentido de que la responsabilidad administrativa de una o un servidor público prescribe en un plazo de siete años, contados a partir del día siguiente en que se hubieren cometido las infracciones; y, con base en ello, prever que los expedientes en el Archivo de Concentración se resguarden por un periodo mínimo de cinco años, de modo que puedan servir de soporte en caso de seguirse algún proceso de investigación, si así se requiere.

DÉCIMO PRIMERO. De acuerdo con el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, a través de la Dirección de Archivos, es el área encargada de administrar, conservar y difundir los fondos documentales del Archivo Institucional del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

DÉCIMO SEGUNDO. En términos de lo previsto en el Reglamento Interno del Tribunal Electoral, corresponde a la Dirección General de Sistemas coadyuvar con los responsables de los archivos jurisdiccionales, para generar los requerimientos tecnológicos en materia de digitalización, almacenamiento y consulta de los acervos documentales del Tribunal Electoral.

DÉCIMO TERCERO. Derivado de la...

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