Acuerdo General relativo a la organización, descripción, conservación, valoración y destino final de los expedientes que en el ámbito administrativo forman parte del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
| Fecha de disposición | 13 Febrero 2020 |
| Fecha de publicación | 13 Febrero 2020 |
| Emisor | TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACION |
| Sección | UNICA. Poder Judicial |
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.- Comisión de Administración.- Secretaría.- Secretaría Administrativa.
ACUERDO GENERAL RELATIVO A LA ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN, CONSERVACIÓN, VALORACIÓN Y DESTINO FINAL DE LOS EXPEDIENTES QUE EN EL ÁMBITO ADMINISTRATIVO FORMAN PARTE DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN.
CONSIDERANDO:
PRIMERO. El Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, de conformidad con los artículos 99, párrafo primero, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y 184 de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, es la máxima autoridad en la materia y órgano especializado del Poder Judicial de la Federación.
SEGUNDO. La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículo 99, párrafo décimo, y la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, artículo 205, establecen que la Comisión de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación tiene a su cargo la administración, vigilancia y disciplina del propio Tribunal.
TERCERO. La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos reconoce el derecho de toda persona al acceso a la información, y establece, en su artículo 6o., apartado A, fracciones I y V, que toda la información en posesión del Poder Judicial es pública, por lo que los sujetos obligados deberán, en el ámbito de sus respectivas competencias, documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades o funciones; para ello se ordena que deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados.
CUARTO. La Ley General de Bienes Nacionales, en su artículo 6, fracción XVIII, dispone que los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes están sujetos al régimen del dominio público de la Federación.
Asimismo, el artículo 25 de dicha Ley prevé que los bienes muebles al servicio del Poder Judicial de la Federación se regirán por las leyes correspondientes y por las normas que el mismo emita.
QUINTO. La Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el quince de junio de dos mil dieciocho y que entró en vigor el pasado quince de junio de dos mil diecinueve, tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, y reconoce como sujeto obligado al Poder Judicial de la Federación.
Entre los objetivos de dicho ordenamiento se encuentran regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, promover el uso y difusión de los archivos que éstos producen, para favorecer el resguardo de la memoria institucional de México, así como promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio documental de la Nación y define, entre otros conceptos, los de baja documental, catálogo de disposición documental, destino final, documentos históricos, patrimonio documental, plazo de conservación y valoración documental.
Asimismo, el artículo 11 de dicho ordenamiento determina un catálogo de obligaciones del Poder Judicial de la Federación como sujeto obligado de la Ley, entre ellas:
· Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzca, reciba, obtenga, adquiera, transforme o posea, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, y con los estándares y principios en materia archivística.
· Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental.
· Conformar un grupo interdisciplinario en términos de las disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental.
· Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como
procurar el resguardo electrónico de dichos documentos.
SEXTO. En términos de lo que dispone la Ley General de Archivos en sus artículos 21 y 22, se estima pertinente adecuar la denominación del Archivo Institucional del Tribunal Electoral, y determinar la integración de su Sistema Institucional de Archivos, el cual estará conformado de la siguiente manera:
En el ámbito jurisdiccional, por la Secretaría General de Acuerdos, la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, la Dirección de Archivos, el Archivo Jurisdiccional de la Sala Superior, los Archivos Jurisdiccionales de las Salas Regionales, las oficinas de Oficialía de Partes de las Salas.
En el ámbito administrativo, por la Secretaría Administrativa, la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, la Dirección de Archivos, los Archivos de Trámite de las áreas administrativas y las oficinas de Correspondencia.
SÉPTIMO. Específicamente, los artículos 4, fracción XXXV, 11, fracción V, 50, 52 y 54 de la Ley General de Archivos disponen que en cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que es un equipo de profesionales de la misma institución, responsable de coadyuvar, en el ámbito de sus atribuciones, en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de las series documentales y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.
OCTAVO. A efecto de atender a dichas disposiciones, en sustitución del Comité de Archivo, se estima pertinente establecer el Comité de Valoración Documental, grupo interdisciplinario que, entre otras atribuciones, será responsable de dictaminar las propuestas de valoración de los expedientes que se generan en el ámbito administrativo, de conformidad con los criterios establecidos en este Acuerdo General, y de informar a la Comisión de Administración sobre las determinaciones que adopte en relación con su destino final, en términos de la Ley General de Archivos.
NOVENO. El Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación señala como atribuciones de la Comisión de Administración, formar los Comités necesarios para la atención de los asuntos de su competencia y aprobar, en el ámbito administrativo, la normativa interna para el correcto funcionamiento del Tribunal Electoral.
DÉCIMO. Asimismo, el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación establece que la persona titular de la Secretaría Administrativa tendrá como facultades, entre otras, vigilar la debida observancia y cumplimiento de la normativa administrativa que regule el adecuado funcionamiento del ámbito de su competencia y el cumplimiento de la Política Institucional de la tutela al derecho de la no discriminación; presidir o participar en los Comités conforme a lo dispuesto por la normativa aplicable, y supervisar, coordinar, evaluar y apoyar las actividades de las Delegaciones Administrativas de Salas Regionales; por lo que se le ha encomendado propiciar la integración y formalización del Comité de Valoración Documental respecto de los expedientes que se generan en el ámbito administrativo y fungir como su presidente.
DÉCIMO PRIMERO. De acuerdo con el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, a través de la Dirección de Archivos, es el área encargada de administrar, conservar y difundir los fondos documentales del Archivo Institucional del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, para lo cual se le ha encomendado organizar, describir, conservar y difundir el patrimonio documental del Tribunal Electoral.
DÉCIMO SEGUNDO. En términos de lo previsto en el Reglamento Interno del Tribunal Electoral, corresponde a la Dirección General de Sistemas, coadyuvar con las personas responsables de los Archivos de Trámite, para generar los requerimientos tecnológicos en materia de digitalización, almacenamiento y consulta de los acervos documentales del Tribunal Electoral.
DÉCIMO TERCERO. Derivado de la expedición de la Ley General de Archivos, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y de la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados, el Acuerdo General de la Comisión de Administración que contiene los Lineamientos para la Organización, Descripción y Conservación del Archivo Institucional que establecen los criterios, mecanismos y procedimientos para la operación del Archivo Institucional, publicado en el Diario Oficial de la Federación el quince de febrero de dos mil diez, ha quedado superado.
DÉCIMO CUARTO. De conformidad con lo dispuesto por la Ley General de Archivos, es necesario confirmar o actualizar, según corresponda, los criterios y procedimientos de valoración documental aplicables a los expedientes en trámite, a efecto de que, cumplidos sus plazos de conservación, se proceda a su...
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