Circular Modificatoria 14/13 de la Única de Fianzas
| Fecha de disposición | 20 Diciembre 2013 |
| Fecha de publicación | 20 Diciembre 2013 |
| Materia | Derecho Mercantil y de la Empresa |
| Emisor | SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO |
| Sección | PRIMERA. Poder Ejecutivo |
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas. CIRCULAR MODIFICATORIA 14/13 DE LA ÚNICA DE FIANZAS
(Capítulo 8.3.; Anexos 8.3.2-a y 8.3.2-b)
La Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 108, fracción IV, de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, 68, fracción VI, de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999, y
CONSIDERANDO
Que en términos de lo previsto en el primer párrafo del artículo 67 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, las instituciones de fianzas y demás personas que en los términos de dicha Ley, estén sujetas a la inspección y vigilancia de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, deberán rendir a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público así como a la propia Comisión, en la forma y términos que al efecto establezcan, los informes y pruebas que sobre su organización, operaciones, contabilidad, inversiones o patrimonio les soliciten para fines de regulación, supervisión, control, inspección, vigilancia, estadística y demás funciones que conforme a la citada Ley u otras disposiciones legales y administrativas les corresponda ejercer.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 63, párrafo cuarto, de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, las instituciones de fianzas podrán microfilmar, grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que les autorice la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, todos aquellos libros, registros y documentos en general, que estén obligadas a llevar con arreglo a las leyes y que mediante disposiciones de carácter general señale dicha Comisión, de acuerdo a las bases técnicas que para la microfilmación o la grabación en discos ópticos, su manejo y conservación, establezca la misma.
Que resulta de especial trascendencia implementar mecanismos técnicos que permitan mantener la integridad e inalterabilidad de los documentos en los que se sustenten las operaciones y actividades que las instituciones de fianzas llevan a cabo, así como su correspondiente comprobación por parte de las autoridades supervisoras en el ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia, con lo cual, se pretende lograr la optimización de los recursos y una supervisión eficiente.
Que en virtud de lo anterior, y en ejercicio de las facultades otorgadas a la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas en términos de los preceptos legales antes invocados, dicho Órgano Desconcentrado ha desarrollado las bases técnicas para la microfilmación o grabación de los libros, registros y documentos relativos a las operaciones y servicios que las instituciones de fianzas llevan a cabo, así como para los demás documentos que están obligadas a llevar de conformidad con las leyes y demás normativa aplicables.
Por lo anteriormente expuesto, esta Comisión ha resuelto expedir la siguiente modificación a la Circular Unica de Fianzas en los siguientes términos:
CIRCULAR MODIFICATORIA 14/13 DE LA ÚNICA DE FIANZAS
(Capítulo 8.3.; Anexos 8.3.2-a y 8.3.2-b)
PRIMERA.- Se adiciona el "Contenido" de la Circular Única de Fianzas para prever dentro del Título 8 la referencia al Capítulo 8.3. denominado "De la microfilmación y destrucción de documentos relacionados con las operaciones y servicios de las instituciones", para quedar de la siguiente manera:
"Contenido
...
"8. DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD
...
"Capítulo 8.3. De la microfilmación y destrucción de documentos relacionados con las operaciones y servicios de las instituciones
..."
SEGUNDA.- Se adiciona la "Relación de Anexos" para hacer referencia a los Anexos 8.3.2-a denominado "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 8.3.2-b denominado "Instructivo para la grabación y destrucción de documentos", para quedar de la siguiente manera:
"RELACIÓN DE ANEXOS
...
..."
TERCERA.- Se adiciona el Capítulo 8.3. a la Circular Única de Fianzas, para quedar de la siguiente manera:
DE LA MICROFILMACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LAS OPERACIONES Y SERVICIOS DE LAS INSTITUCIONES
Para los efectos de los artículos 63 y 67 de la LFIF:
8.3.1. Las Instituciones deberán apegarse a las bases técnicas establecidas en el presente Capítulo para la microfilmación o grabación de los libros, registros y documentos relativos a sus operaciones y servicios, así como para los demás documentos relacionados con su contabilidad.
8.3.2. Las Instituciones, al conservar todos aquellos libros, registros y documentos en general que obren en su poder relativos a sus operaciones y servicios, así como los demás documentos relacionados con su contabilidad, podrán utilizar la microfilmación, grabación, o bien cualquier otro medio que para tal efecto les autorice la Comisión.
La microfilmación o grabación que lleven a cabo las Instituciones, deberá sujetarse a los procedimientos de control interno y a las bases técnicas que se contienen en los Anexos 8.3.2-a "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 8.3.2-b "Instructivo para la grabación y destrucción de documentos", según corresponda.
La utilización de sistemas o medios para la conservación de libros, registros y documentos en general, distintos a la microfilmación o grabación, o cuando éstos no cumplan con las bases técnicas a que se refiere el presente Capítulo, requerirán de la previa autorización de la Comisión a fin de estar en condiciones de llevar a cabo dichos procesos en cumplimiento a lo previsto en el artículo 63 de la LFIF. La solicitud de la autorización, deberá presentarse mediante escrito libre firmado por el Director General o en su caso, por el Representante Legal de la Institución de que se trate, ante la Comisión, en su Oficialía de Partes, sita en Avenida Universidad No. 1868, Colonia Oxtopulco Universidad, Delegación Coyoacán, C.P. 04310 en México D.F., en un horario de 9:00 a 15:00 horas, en días hábiles; en el que se detallen los sistemas o medios para la conservación de libros, registros y documentos.
Las Instituciones en los procesos a que se refiere la presente Disposición, deberán ajustarse, adicionalmente, a lo establecido en los numerales 4.3, 4.4 y 5 y al apéndice normativo de la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002, "Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos", publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de junio de 2002, o la que la sustituya.
Las Instituciones deberán asegurar la inalterabilidad de los datos, cifras y, en su caso, características de literalidad de los libros, registros y documentos originales objeto de microfilmación o grabación, mediante la tecnología que al efecto utilicen y corroborar que éstos correspondan fielmente con su original.
8.3.3. Las Instituciones, para la microfilmación o grabación, podrán aplicar la tecnología estándar existente en el mercado, siempre que reúna los requisitos de seguridad que se establecen en los Anexos 8.3.2-a "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 8.3.2-b "Instructivo para la grabación y destrucción de documentos", según corresponda.
El proceso de microfilmación deberá prever la generación de un índice de los documentos...
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