Circular Modificatoria 58/13 de la Única de Seguros

Fecha de disposición23 Diciembre 2013
Fecha de publicación23 Diciembre 2013
EmisorSECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
SecciónPRIMERA. Poder Ejecutivo

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas. CIRCULAR MODIFICATORIA 58/13 DE LA ÚNICA DE SEGUROS

(Capítulo 13.5.; Anexos 13.5.2-a y 13.5.2-b)

La Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 108, fracción IV, de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999, y

CONSIDERANDO

Que en términos de lo previsto en el primer párrafo del artículo 107 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, las instituciones de seguros, sociedades mutualistas de seguros y demás personas que en los términos de dicha Ley, estén sujetas a la inspección y vigilancia de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, deberán rendir a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público así como a la propia Comisión, en la forma y términos que al efecto establezcan, los informes y pruebas que sobre su organización, operaciones, contabilidad, inversiones o patrimonio les soliciten para fines de regulación, supervisión, control, inspección, vigilancia, estadística y demás funciones que conforme a la citada Ley u otras disposiciones legales y administrativas les corresponda ejercer.

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 100, párrafo segundo, de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, las instituciones de seguros podrán microfilmar, grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que les autorice la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, todos aquellos libros, registros y documentos en general, que estén obligadas a llevar con arreglo a las leyes y que mediante disposiciones de carácter general señale dicha Comisión, de acuerdo a las bases técnicas que para la microfilmación o la grabación en discos ópticos, su manejo y conservación, establezca la misma.

Que resulta de especial trascendencia implementar mecanismos técnicos que permitan mantener la integridad e inalterabilidad de los documentos en los que se sustenten las operaciones y actividades que las instituciones y sociedades mutualistas de seguros llevan a cabo, así como su correspondiente comprobación por parte de las autoridades supervisoras en el ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia, con lo cual, se pretende lograr la optimización de los recursos y una supervisión eficiente.

Que en virtud de lo anterior, y en ejercicio de las facultades otorgadas a la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas en términos de los preceptos legales antes invocados, dicho Órgano Desconcentrado ha desarrollado las bases técnicas para la microfilmación o grabación de los libros, registros y documentos relativos a las operaciones y servicios que las instituciones y sociedades mutualistas de seguros llevan a cabo, así como para los demás documentos que están obligadas a llevar de conformidad con las leyes y demás normativa aplicables.

Por lo anteriormente expuesto, esta Comisión ha resuelto expedir la siguiente modificación a la Circular Unica de Seguros en los siguientes términos:

CIRCULAR MODIFICATORIA 58/13 DE LA ÚNICA DE SEGUROS

(Capítulo 13.5.; Anexos 13.5.2-a y 13.5.2-b)

PRIMERA.- Se adiciona el "Contenido" de la Circular Única de Seguros para prever dentro del Título 13 la referencia al Capítulo 13.5. denominado "De la microfilmación y destrucción de documentos relacionados con las operaciones y servicios de las instituciones y sociedades mutualistas", para quedar de la siguiente manera:

"Contenido

...

"13. DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD

...

"Capítulo 13.5. De la microfilmación y destrucción de documentos relacionados con las operaciones y servicios de las instituciones y sociedades mutualistas

..."

SEGUNDA.- Se adiciona la "Relación de Anexos" para hacer referencia a los Anexos 13.5.2-a denominado "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 13.5.2-b denominado "Instructivo para la grabación y destrucción de documentos", para quedar de la siguiente manera:

"RELACIÓN DE ANEXOS

...

Anexo 13.5.2-a Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos
Anexo 13.5.2-b Instructivo para la grabación y destrucción de documentos

..."

TERCERA.- Se adiciona el Capítulo 13.5. a la Circular Única de Seguros, para quedar de la siguiente manera:

CAPÍTULO 13.5

DE LA MICROFILMACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LAS OPERACIONES Y SERVICIOS DE LAS INSTITUCIONES Y SOCIEDADES MUTUALISTAS

Para los efectos de los artículos 100 y 107 de la LGISMS:

13.5.1. Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán apegarse a las bases técnicas establecidas en el presente Capítulo para la microfilmación o grabación de los libros, registros y documentos relativos a sus operaciones y servicios, así como para los demás documentos relacionados con su contabilidad.

13.5.2. Las Instituciones y Sociedades Mutualistas, al conservar todos aquellos libros, registros y documentos en general que obren en su poder relativos a sus operaciones y servicios, así como los demás documentos relacionados con su contabilidad, podrán utilizar la microfilmación, grabación, o bien cualquier otro medio que para tal efecto les autorice la Comisión.

La microfilmación o grabación que lleven a cabo las Instituciones y Sociedades Mutualistas, deberá sujetarse a los procedimientos de control interno y a las bases técnicas que se contienen respectivamente

en los Anexos 13.5.2-a "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 13.5.2-b "Instructivo para la Grabación y Destrucción de documentos", según corresponda.

La utilización de sistemas o medios para la conservación de libros, registros y documentos en general, distintos a la microfilmación o grabación, o cuando éstos no cumplan con las bases técnicas a que se refiere el presente Capítulo, requerirán de la previa autorización de la Comisión a fin de estar en condiciones de llevar a cabo dichos procesos en cumplimiento a lo previsto en el artículo 100 de la LGISMS. La solicitud de la autorización, deberá presentarse mediante escrito libre firmado por el Director General o en su caso, por el Representante Legal de la Institución o Sociedad Mutualista de que se trate, ante la Comisión, en su Oficialía de Partes, sita en avenida Universidad No. 1868, Colonia Oxtopulco Universidad, Delegación Coyoacán, C.P. 04310, México D.F., en un horario de 9:00 a 15:00 horas, en días hábiles; en el que se detallen los sistemas o medios para la conservación de libros, registros y documentos.

Las Instituciones y Sociedades Mutualistas en los procesos a que se refiere la presente Disposición, deberán ajustarse, adicionalmente, a lo establecido en los numerales 4.3, 4.4 y 5 y al apéndice normativo de la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002, "Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos", publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de junio de 2002, o la que la sustituya.

Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán asegurar la inalterabilidad de los datos, cifras y, en su caso, características de literalidad de los libros, registros y documentos originales objeto de microfilmación o grabación, mediante la tecnología que al efecto utilicen y corroborar que éstos correspondan fielmente con su original.

13.5.3. Las Instituciones y Sociedades Mutualistas, para la microfilmación o grabación, podrán aplicar la tecnología estándar existente en el mercado, siempre que reúna los requisitos de seguridad que se establecen en los Anexos 13.5.2-a "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos"...

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