Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (Continúa de la Primera Sección)
| Edición | Matutina |
| Emisor | Secretaría de la Función Pública |
| 5.5.1.2 | Descripción del proceso |
| 5.5.1.2.1 | Descripción de las actividades del proceso |
APT-1 Establecer el seguimiento del presupuesto de TIC
| Descripción | Definir las acciones necesarias para dar seguimiento al presupuesto autorizado por las instancias competentes, mediante la información de los Portafolios de proyectos y de servicios de TIC y en el Programa de aprovisionamiento de infraestructura, propios de la UTIC. |
| Factores críticos | El Responsable del seguimiento del presupuesto, con el apoyo del Responsable del presente proceso, deberá: 1. Mantener comunicación efectiva con las unidades responsables de administrar los recursos financieros y materiales de la Institución. 2. Gestionar, ante las unidades responsables competentes de acuerdo a sus procesos, la asignación de recursos para la ejecución de los programas de los portafolios de proyectos y de servicios de TIC y del aprovisionamiento de infraestructura. 3. Coordinar, en el ámbito de competencia de la UTIC, el seguimiento del ejercicio de los recursos presupuestarios de TIC, mediante las siguientes acciones: · Participar en el control de los gastos efectuados con cargo al presupuesto asignado a la UTIC para la ejecución de los proyectos y servicios de TIC y para el aprovisionamiento de la infraestructura de TIC. · Mantener actualizados los portafolios de proyectos y de servicios de TIC, así como verificar que el costo de mantenimiento de los activos de TIC esté adecuadamente reflejado en los presupuestos y programa de inversión. 4. Verificar con la unidad responsable competente, que los elementos que conforman las iniciativas de los portafolios de proyectos y de servicios de TIC estén identificados de acuerdo con la partida de gasto correspondiente. 5. Proveer de información a los Administradores de los portafolios de proyectos y de servicios de TIC, sobre la existencia de recursos para realizar nuevas inversiones de TIC, considerando su ciclo de vida. 6. Mantener actualizados y disponibles los registros del ejercicio del presupuesto de TIC, incluyendo la programación de gastos comprometidos, montos y fechas de pago por operación y mantenimiento de los activos. 7. Proveer a los responsables de la elaboración de los casos de negocio de iniciativas de TIC, de la información sobre el presupuesto de TIC. 8. Comunicar a los grupos de trabajo encargados de la gobernabilidad en la UTIC, información sobre el presupuesto de TIC, para la priorización del presupuesto y la coordinación de la aplicación del mismo. |
| Relación de productos | · Presupuesto asignado para TIC en la Institución · Anexo 9, formato 1, "Lista de conceptos de TIC etiquetados en el presupuesto de TIC" · Disponibilidad presupuestal · Anexo 9, formato 2, "Reportes del seguimiento del ejercicio del presupuesto" |
APT-2 Participar en el establecimiento de prioridades del presupuesto de TIC
| Descripción | Participar en la definición de los proyectos, servicios e iniciativas de TIC que se privilegiarán al asignar los recursos destinados a las TIC. |
| Factores críticos | El Responsable del seguimiento del presupuesto, con el apoyo del Responsable del presente proceso, deberá: 1. Identificar e informar sobre las posibles presiones de gasto en el presupuesto asignado. 2. Identificar todos los requerimientos de TIC incluidos en los portafolios de proyectos y de servicios de TIC, que requieran de una asignación presupuestaria. 3. Establecer escenarios para el adecuado ejercicio del presupuesto asignado a las TIC, indicando los gastos indispensables para garantizar la continuidad de la operación, los riesgos operativos y los correspondientes a iniciativas derivadas de la planeación estratégica, para revisión con los involucrados. 4. Documentar las reducciones presupuestarias y presiones de gasto que sean informadas a la UTIC por las unidades responsables en la materia para documentar posibles riesgos o contingencias sobre lo planeado. 5. Proponer prioridades a los requerimientos de las iniciativas de TIC dentro de los portafolios de proyectos y de servicios de TIC, apoyando la propuesta en los casos de negocio y en la planeación estratégica de TIC. 6. Presentar al titular de la UTIC y al Grupo de trabajo para la dirección de TIC los escenarios y propuestas elaborados en el numeral anterior, para la toma de decisiones sobre el ejercicio del presupuesto asignado a las TIC. 7. Comunicar a los involucrados la programación del presupuesto de TIC. 8. Gestionar las constancias de suficiencia presupuestaria para sustentar las adquisiciones o la contratación de servicios de TIC que sean requeridas por la UTIC, con apego a las disposiciones jurídicas aplicables y a los procesos de la unidad responsable competente. |
| Relación de productos | · Anexo 9, formato 3, "Lista de iniciativas de inversión de TIC categorizada por los escenarios y propuestas de priorización". |
APT-3 Apoyar en la elaboración del anteproyecto anual de presupuesto en materia de TIC
| Descripción | Coadyuvar con la unidad responsable competente en la elaboración del anteproyecto anual de presupuesto de la Institución, en lo relativo a TIC. |
| Factores críticos | El Responsable del seguimiento del presupuesto, con el apoyo del Responsable del presente proceso, deberá: 1. Estimar los recursos presupuestarios de TIC, de acuerdo con los requerimientos de mantenimiento de operación de la UTIC; de acuerdo con las disposiciones jurídicas aplicables y lo previsto en los portafolios de proyectos y de servicios de TIC. 2. Estimar los recursos presupuestarios necesarios para el desarrollo de los proyectos e iniciativas contemplados en los portafolios de proyectos y de servicios de TIC, de acuerdo a los requerimientos estratégicos y objetivos institucionales en los que se involucre el uso y aprovechamiento de TIC. 3. Elaborar, con base en las estimaciones a que se refieren los numerales anteriores, la propuesta de presupuesto previsto para TIC en el siguiente ejercicio fiscal y presentarlo al titular de la UTIC y por conducto de éste al Grupo de trabajo para la dirección de TIC, así como a las unidades responsables del proceso de integración del anteproyecto de presupuesto de la Institución. |
| Relación de productos | · Anexo 9, formato 4, "Estimación del presupuesto de TIC" |
| Tiempo total del proceso: variable |
| 5.5.1.2.2 | Mapa general del proceso |
| Diagrama de flujo de información |
| Se encuentra disponible en la dirección siguiente: www.maagtic.gob.mx |
| Diagrama de flujo de actividades |
| Se encuentra disponible en la dirección siguiente: www.maagtic.gob.mx |
| 5.5.1.2.3 | Descripción de roles |
| Rol | Descripción |
| Grupo de trabajo para la dirección de TIC | · Toma decisiones con respecto a la priorización de los proyectos, servicio e iniciativas de TIC, de acuerdo a los recursos previstos en el presupuesto de la Institución y a los requerimientos estratégicos y objetivos institucionales en los que se involucre el uso y aprovechamiento de TIC. · Responsable de analizar la estimación del presupuesto previsto para TIC del ejercicio fiscal correspondiente. |
| Responsable del seguimiento del presupuesto | · Da seguimiento al presupuesto asignado a la UTIC. · Elabora las estimaciones de recursos de TIC para que sean consideradas en el anteproyecto de presupuesto de la Institución. |
| Responsable del proceso de Administración del presupuesto de TIC | · Apoyar en el seguimiento del presupuesto asignado a TIC. · Apoyar en la elaboración de las estimaciones de recursos de TIC requerirán en el siguiente ejercicio fiscal |
| 5.5.1.3 | Indicadores |
| Nombre | Objetivo | Descripción | Dimensión | Tipo | Fórmula | Responsable | Frecuencia de cálculo |
| Resultados del proceso de Administración del presupuesto de TIC | Conocer la eficiencia de la gestión del proceso | Conocer la eficiencia del proceso mediante la medición del presupuesto ejercido en tiempo y forma | Eficiencia | De gestión | % de eficiencia= (Presupuesto ejercido en tiempo y forma / Total del presupuesto asignado) * 100 | Administrador del proceso | Semestral |
| 5.5.1.4 | Reglas del proceso |
| 1.1 | Este proceso deberá ejecutarse con estricto apego a los procesos de las unidades responsables competentes y a las disposiciones jurídicas que en materia presupuestaria y de adquisiciones, arrendamientos y servicios resulten aplicables. |
| 1.2 | El Responsable del seguimiento del presupuesto, con el apoyo del Responsable del presente proceso, elaboran los análisis y estimaciones sobre el presupuesto requerido para TIC, tomando en cuenta la información contenida en los portafolios de proyectos y de servicios de TIC, así como en los programas de equipamiento de infraestructura establecidos mediante las actividades del proceso de Planeación estratégica. |
| 1.3 | Monitorear la efectividad de la administración del presupuesto de TIC, considerando los recursos autorizados, el costo de los proyectos y de los servicios, así como el análisis de la variación entre los costos y los presupuestos. |
| 1.4 | El programa de inversión de TIC se deberá actualizar de acuerdo con las adecuaciones presupuestarias que, en su caso, se realicen al presupuesto autorizado para TIC, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables. |
| 1.5 | Se deberá comunicar el presupuesto de TIC a todos los responsables y administradores de los procesos del "Marco rector de procesos en materia de TIC". |
| 1.6 | Se deberá monitorear las fluctuaciones de los costos de TIC que resulten de interés para la Institución, a efecto de adoptar de manera oportuna las acciones que resulten pertinentes para eficientar el ejercicio de los recursos presupuestarios asignados a TIC. |
| 1.7 | El ejercicio del |
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