Manual de Procedimientos para la recepción, registro, entrega y control de bienes instrumentales y consumibles
| Fecha de disposición | 09 Diciembre 2016 |
| Fecha de publicación | 09 Diciembre 2016 |
| Emisor | TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACION |
| Sección | SEGUNDA. Poder Judicial |
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.- Comisión de Administración.- Secretaría.- Secretaría Administrativa.- Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, ENTREGA Y CONTROL DE BIENES INSTRUMENTALES Y CONSUMIBLES
ÍNDICE
Presentación
Objetivo
Marco Jurídico
Glosario
Descripción del Procedimiento
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Recepción de Bienes
1.1 Recepción de Bienes por Adquisición
1.2 Recepción de Bienes por Reposición
1.3 Recepción de Bienes por Donación
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Registro de Bienes Instrumentales y Consumibles
2.1 Registro de Bienes Instrumentales
2.2 Registro de Bienes Consumibles
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Entrega de Bienes Instrumentales y Consumibles
3.1 Entrega de Bienes Instrumentales
3.2 Entrega de Bienes Consumibles
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Levantamiento de Inventario Físico
4.1 Levantamiento de Inventario Físico en Salas Regionales
4.2 Levantamiento de Inventario Físico en Sala Superior y Edificios Alternos
4.3 Levantamiento de Inventario Físico de Consumibles
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Elaboración y/o Actualización de Resguardos
5.1 Elaboración y/o Actualización de Resguardos de Sala Superior y Edificios Alternos
5.2 Elaboración y/o Actualización de Resguardos en Salas Regionales
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Actualización en Sistema Informático de Bienes Instrumentales cuya asignación corresponde a otras Áreas
Diagramas de Flujo
Formatos
§ Nota de Entrada de Almacén
§ Resguardo de Bienes Instrumentales
§ Salida de Mobiliario del Almacén
§ Entrada de Mobiliario al Almacén
PRESENTACIÓN______________________________________________________________
El Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, deberá administrar los recursos económicos de que disponga, con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez, para satisfacer los objetivos a los que estén destinados.
Para ello, el Tribunal Electoral por conducto de las áreas administrativas competentes, adquiere diversos bienes que son necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones a través de los procedimientos de licitación pública, invitación a cuando menos tres proveedores o contratistas, concurso público sumario y adjudicación directa. La recepción de los bienes adquiridos requiere de la definición de áreas que realicen su administración, así como de procedimientos que permitan delimitar cada una de las etapas que implique su recepción, registro, entrega y control.
En consecuencia, se ha establecido en el artículo 209, fracción XXVII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, la atribución a la Comisión de Administración para administrar los bienes muebles al servicio del Tribunal Electoral, razón por la cual el artículo 208, fracción XVII, del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación prevé que la persona titular de la Secretaria Administrativa cuente con facultades para verificar que la administración y control de los bienes de consumo e inversión que se manejen en los almacenes, así como los de desincorporación, se apeguen a la regulación aplicable.
Para llevar a cabo lo anterior, el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación en su artículo 209, fracción III, establece que para el eficaz desempeño de sus funciones, la Secretaría Administrativa cuenta con áreas de apoyo, entre las que se encuentra la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública. A esa área se le ha conferido la facultad de coordinar el funcionamiento y control de los bienes que maneja el almacén general del Tribunal Electoral, como lo especifica el artículo 217, fracción V, del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
Dentro de la estructura de la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública, se encuentran la Dirección General de Recursos Materiales y la Dirección de Almacenes e Inventarios, las cuales se encargan, respectivamente, de integrar y dirigir las funciones específicas para la adquisición de los recursos materiales y la contratación de los servicios que requieran las diferentes áreas del Tribunal Electoral, en el ámbito de su competencia, procurando la eficacia y eficiencia, así como llevar a cabo el control, la rehabilitación de los bienes muebles, su aseguramiento, resguardo y desincorporación; y de abastecer a las diversas áreas del Tribunal Electoral, los artículos de consumo y bienes inventariables requeridos; así como operar los mecanismos de registro, control físico, documental y de gestión de los mismos, de conformidad con la normatividad y procedimientos establecidos; lo anterior, de acuerdo a los artículos 261 y 281 del Acuerdo General de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
Para el establecimiento de cada una de las actividades y tareas que deberán llevarse a cabo para la recepción, registro, entrega y control de los bienes instrumentales y consumibles de este órgano jurisdiccional, es necesaria la integración de un manual de procedimientos que dé certeza jurídica sobre su realización.
Asegurando que los bienes adquiridos se apeguen al documento generado mediante el procedimiento de adjudicación sea por adjudicación directa, invitación a cuando menos tres personas, concurso público sumario o licitación pública, realizando la recepción física de los bienes, certificando su registro en el sistema informático en base a la evidencia documental, supervisando que cada bien cuente con un número de inventario, identificando a través del etiquetado a cada uno, elaborando los resguardos de los bienes asignados a los servidores públicos, controlándolos a través de inventarios continuos parciales por área administrativa, jurisdiccional o sala regional e inventarios totales anuales y finalizar el proceso al efectuar la desincorporación de los bienes.
OBJETIVO___________________________________________________________________
Establecer los procedimientos que describan las actividades y tareas que deberán llevar cabo las áreas competentes del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, para la recepción, registro, entrega y control de los bienes instrumentales y consumibles.
MARCO JURÍDICO_____________________________________________________________
· Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
· Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación.
· Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
· Ley General de Contabilidad Gubernamental.
· Ley General de Bienes Nacionales.
· Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
· Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
· Ley del Impuesto al Valor Agregado.
· Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
· Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
· Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación
· Acuerdo General de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
· Acuerdo General para la Desincorporación de toda Clase de Bienes del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
· Acuerdo General por el que se establecen las Bases para la Implementación del Sistema de Gestión de Control Interno y de Mejora Continua en el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
· Lineamientos para el Trámite y Control de Egresos.
· Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Control Interno y de Mejora Continua del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
· Clasificador por Objeto del Gasto del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
· Código Modelo de Ética Judicial Electoral.
GLOSARIO__________________________________________________________________
ACTA ENTREGA - RECEPCIÓN: Documento mediante el cual las áreas que reciben bienes directamente del proveedor deberán elaborarla, indicando, el lugar, la fecha, la hora, descripción de los bienes, la(s) personas que los entrega, los servidores públicos que los reciben, la conformidad que se apegan a lo requerido, la instalación a satisfacción, testigo(s) y firmas.
ÁREA SOLICITANTE: Todas aquéllas áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación que requieran bienes. Es al mismo tiempo, el área administradora del instrumento contractual de que se trate.
BIENES: Artículos o muebles, propiedad del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, empleados para satisfacer sus necesidades.
BIENES CONSUMIBLES: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
BIENES INFORMATICOS: Los considerados por su utilización como equipos y aparatos de cómputo para el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
BIENES INSTRUMENTALES: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
CFDI: El comprobante fiscal digital por Internet, que constituye la factura electrónica que un determinado proveedor otorga al Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
CLAVE CABMS: El código que tiene asignado un bien, identificado en el Catálogo de Adquisiciones...
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