Manual de Procedimientos de Control y Evaluación del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación

Fecha de disposición31 Diciembre 2013
Fecha de publicación31 Diciembre 2013
EmisorTRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACION
SecciónTERCERA. Poder Judicial

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.- Comisión de Administración.- Contraloría Interna.- Secretaría. Manual de Procedimientos de Control y Evaluación

ÍNDICE

Presentación

Objetivo

Marco jurídico

Glosario

Descripción del procedimiento

  1. Ejecución de la Revisión de Control...

  2. Seguimiento de Acciones de Mejora

  3. Ejecución de la Evaluación

  4. Acta Entrega- Recepción

Transitorios

Anexos

FORMATOS PARA EL DESARROLLO DE LA REVISIÓN DE CONTROL, SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y EVALUACIÓN

  1. Programa de Trabajo

  2. Oficio de Presentación

  3. Requerimiento de documentación o información

  4. Acta de Inicio de la Revisión de Control

  5. Marco Conceptual

  6. Cédula de Acciones de Mejora Preliminares

  7. Oficio para comunicar los resultados con Acciones de Mejora Preliminares.

  8. Acta para comunicar los resultados con Acciones de Mejora Preliminares

  9. Oficio para comunicar los resultados sin Acciones de Mejora

  10. Acta para comunicar los resultados sin Acciones de Mejora

  11. Proyecto de Informe de Resultados de la Revisión de Control

  12. Acta de Cierre

  13. Cédula de Índice y Marcas

  14. Punto de Acuerdo

  15. Formato de Seguimiento de Acciones de Mejora

    ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN

  16. Acta Entrega-recepción (formato e instructivo)

  17. Oficio para designar representante de la Contraloría Interna para acta entrega-recepción

  18. Oficio para envío a la Secretaría Administrativa (copia del acta entrega-recepción)

  19. Oficio para validación

  20. Oficio para remitir informes presentados a la Comisión de Administración

    PRESENTACIÓN

    El Art. 54 del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación señala como atribuciones del Contralor Interno verificar el adecuado ejercicio del presupuesto de egresos del Tribunal Electoral, así como el cumplimiento de las metas y actividades previstas en los programas y proyectos aprobados; formular con base en Revisiones de Control las acciones de mejora y recomendaciones necesarias y verificar su cumplimiento en las diferentes áreas administrativas; verificar, evaluar y proponer en coordinación con las unidades administrativas las acciones que promuevan la mejora de la administración del Tribunal Electoral.

    Para dar cumplimiento a estas atribuciones, la Unidad de Control y Evaluación realiza Revisiones de Control, Evaluaciones del Ejercicio del Gasto, y da seguimiento a la implantación de las acciones para atender las áreas de oportunidad a través del Seguimiento de Acciones de Mejora.

    Por otra parte la Unidad de Control y Evaluación lleva a cabo las Actas de Entrega-Recepción que obedecen a la necesidad de documentar la gestión de los asuntos y recursos que las o los servidores públicos del Tribunal Electoral tuvieron asignados al momento de separarse de sus empleos, cargos o comisiones a efecto de dar cumplimiento a la obligación de rendir cuentas en el uso y aplicación de los recursos asignados en el desempeño de su encargo.

    De esta forma se pretende hacer del conocimiento de las unidades administrativas las acciones secuenciales que realiza la Unidad de Control y Evaluación para atender las funciones del ámbito de su competencia.

    El presente Manual es de observancia obligatoria para el personal de la Contraloría Interna y para las Unidades Administrativas del Tribunal Electoral que intervengan en los procedimientos citados.

    OBJETIVO

    Establecer las actividades y criterios para realizar revisiones de control, evaluaciones al ejercicio del gasto, seguimiento de acciones de mejoras y actas entrega-recepción, de acuerdo con la normatividad aplicable en la materia, así como las responsabilidades de las instancias que intervienen en el desarrollo de los mismos.

    MARCO JURÍDICO

    Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

    Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación.

    Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

    Ley General de Contabilidad Gubernamental.

    ● Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación.

    ● Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos.

    ● Ley Federal Anticorrupción Contrataciones Públicas.

    Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

    ● Presupuesto de Egresos de la Federación.

    Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    ● Lineamientos Programáticos Presupuestales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    ● Lineamientos de Auditoría del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    ● Manual de Organización Específico de la Contraloría Interna.

    ● Acuerdo que establece las normas y políticas generales para la Entrega-Recepción de los asuntos y recursos asignados a los servidores públicos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión.

    ● Acuerdo General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    ● Acuerdo por el que la Comisión de Administración acordó aprobar la Estructura Orgánica, la Plantilla de Personal, y el Tabulador General de Sueldos y Prestaciones, mediante los cuales se modifican y transforman plazas que son idóneas y necesarias para el buen funcionamiento de la Sala Superior y las Salas Regionales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    ● Acuerdo mediante el cual la Comisión de Administración aprueba el Clasificador por Objeto del Gasto del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    ● Acuerdo que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    GLOSARIO

    Acciones de mejora: Resultados de las revisiones de control y evaluaciones que se enfocarán a proporcionar comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia y eficacia de los controles establecidos, y en consecuencia incrementar la posibilidad de lograr las metas y objetivos institucionales y optimizar el desempeño de los procesos, mediante la adecuada aplicación de los recursos.

    Acta entrega - recepción: Informe que rinden las o los servidores públicos al momento de separarse de sus empleo, cargo o comisión sobre el estado de los asuntos de su competencia y mediante el cual entregan a quienes lo sustituyan los recursos humanos, materiales y financieros que les hayan sido asignados y en general, toda aquella documentación e información debidamente ordenada y clasificada, que haya sido generada en el ejercicio de sus funciones.

    Área revisada: Las Unidades Administrativas y órganos auxiliares del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    Contraloría Interna: Órgano auxiliar de la Comisión de Administración.

    Control Interno: Proceso que tiene como objeto proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del Tribunal clasificados en: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y presupuestal, y cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y políticas.

    Evaluación: Analizar la relación existente entre los objetivos, los recursos y los resultados de una política o un programa.

    PACA: Programa Anual de Control y Auditoría.

    Papeles de Trabajo: Conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el personal auditor en la revisión de control y en las evaluaciones al ejercicio del gasto, así como los resultados de los procedimientos y pruebas aplicadas, con ellos se sustentan las acciones de mejora, recomendaciones y conclusiones contenidas en los informes correspondientes.

    Recomendación Correctiva: Proponer acciones de solución a los hechos observados, o en su caso, solicitar la aclaración y/o justificación.

    Recomendación Preventiva: Propuesta que permite prevenir la recurrencia de las debilidades determinadas, que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora.

    Revisión de Control: Es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de verificar que las unidades administrativas, en el desarrollo de sus funciones, se apeguen a lo establecido en el Manual de Organización Específico; atiendan todas las atribuciones conferidas en el Reglamento Interno y den cumplimiento a los lineamientos y procedimientos autorizados por las autoridades competentes. En caso de detectar desviaciones, se analizan y proponen alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de las mismas. Se define como toda aquella actividad sistemática, estructurada, objetiva y de carácter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

    Riesgo: Probabilidad de ocurrencia y el posible impacto de que un evento adverso (externo o interno) obstaculice o impida el logro de los objetivos y metas institucionales.

    Seguimiento de Acciones de Mejoras: Es una herramienta de gestión y de supervisión cuya finalidad es documentar las acciones de mejora autorizadas por la Comisión de Administración para su implementación por parte de las unidades administrativas, a fin de dar seguimiento a su implantación e informar a la Comisión de Administración sobre el avance en su cumplimiento.

    Unidad Administrativa: Cada uno de los órganos que integran el Tribunal Electoral, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica específica y propia, y se le confieren atribuciones específicas en el instrumento jurídico correspondiente.

    DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

    En el presente apartado se regulan y desarrollan las etapas de las actividades que realizan las...

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