Disposiciones para la microfilmación o grabación de libros, registros y documentos relativos a las operaciones activas, pasivas y de servicios, así como a la contabilidad de las instituciones de crédito
| Fecha de disposición | 25 Noviembre 2003 |
| Fecha de publicación | 25 Noviembre 2003 |
| Emisor | SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO |
| Sección | PRIMERA. Poder Ejecutivo |
SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
DisposiciónES para la microfilmación o grabación de libros, registros y documentos relativos a las operaciones activas, pasivas y de servicios, así como a la contabilidad de las instituciones de crédito.
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional Bancaria y de Valores.
La Comisión Nacional Bancaria y de Valores con fundamento en lo dispuesto por los artículos 100 de la Ley de Instituciones de Crédito, y 4 fracciones XXXVI y XXXVII y 16 fracción I de su Ley, y
CONSIDERANDO
Que los avances en materia de microfilmación o grabación de libros, registros y documentos en general, permiten a las instituciones de crédito apoyarse en la tecnología para reducir costos de almacenamiento y conservación de documentos;
Que con motivo de diversas reformas a la Ley de Instituciones de Crédito, se ha establecido la posibilidad para las instituciones de crédito, de conservar en cualquiera de los medios técnicos antes citados u otros que al efecto autorice la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, todos aquellos libros, registros y documentos que se encuentren relacionados con las operaciones activas, pasivas y de servicios de las propias instituciones;
Que conforme a las disposiciones legales aplicables a los sistemas de microfilmación o grabación de libros, registros y documentos en general, los negativos originales de cámara obtenidos mediante microfilmación, las imágenes grabadas en formato digital, en medios ópticos o magnéticos y las impresiones obtenidas de dichos sistemas, tienen en juicio el mismo valor probatorio que los instrumentos originales objeto de los referidos procesos de microfilmación o grabación, y
Que las necesidades propias del volumen de títulos de crédito utilizados como medio de pago, operado diariamente por las instituciones de crédito, objeto de los procesos de compensación entre las entidades integrantes del sistema bancario mexicano, requieren del reconocimiento del proceso denominado truncamiento de dichos instrumentos de pago, integrándolos a los sistemas de microfilmación o grabación, ha resuelto emitir las siguientes:
DISPOSICIONES PARA LA MICROFILMACION O GRABACION DE LIBROS, REGISTROS Y DOCUMENTOS RELATIVOS A LAS OPERACIONES ACTIVAS, PASIVAS Y DE SERVICIOS, ASI COMO A LA CONTABILIDAD DE LAS INSTITUCIONES DE CREDITO
Las presentes Disposiciones tienen por objeto establecer las bases técnicas a las que deberán apegarse las instituciones de crédito para la microfilmación o grabación de los libros, registros y documentos relativos a las operaciones activas, pasivas y de servicios de esas entidades y demás documentos relacionados con su contabilidad.
Para efectos de estas Disposiciones se entenderá por:
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Grabación, a aquel acto mediante el cual un libro, registro o documento original, es transformado a una imagen en formato digital en medio óptico o magnético, utilizando equipos y programas de cómputo diseñados para tal efecto.
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Microfilmación, a aquel acto mediante el cual un libro, registro o documento original, es filmado en una película.
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Truncamiento, a aquel proceso mediante el cual una institución de crédito conserva en custodia los cheques librados a cargo de otra institución de crédito al recibirlos en pago o, en su caso, para abono en cuenta de sus clientes, sin que la primera efectúe la entrega del documento original a la segunda, una vez efectuada su compensación.
Las instituciones de crédito, al conservar todos aquellos libros, registros y documentos en general que obren en su poder relativos a sus operaciones activas, pasivas, de servicios y demás documentos relacionados con su contabilidad, podrán utilizar la microfilmación, grabación, o bien, cualquier otro medio que para tal efecto les autorice la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.
La microfilmación o grabación que lleven a cabo las instituciones de crédito, deberá sujetarse a los procedimientos de control interno y a las bases técnicas que se contienen en los Anexos de las presentes Disposiciones, según corresponda.
La utilización de sistemas o medios para la conservación de libros, registros y documentos en general, distintos a la microfilmación o grabación, o cuando éstos no cumplan con las bases técnicas a que se refieren las presentes Disposiciones, requerirán de autorización de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores a fin de estar en condiciones de llevar a cabo dichos procesos, en cumplimiento a lo previsto en el artículo 100 de la Ley de Instituciones de Crédito, acompañando a la solicitud respectiva las especificaciones de las bases técnicas que utilizarán para la conservación o manejo de la información que corresponda.
Las instituciones de crédito en los procesos a que se refiere el presente artículo, deberán ajustarse, adicionalmente, a lo establecido en los numerales 4.3, 4.4 y 5 y al apéndice normativo de la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002, Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de junio de 2002 o la que la sustituya. Lo anterior, una vez que dicha norma haya entrado en vigor conforme a lo previsto en su artículo único transitorio.
Las instituciones de crédito deberán asegurar la inalterabilidad de los datos, cifras y, en su caso, características de literalidad de los libros, registros y documentos originales objeto de microfilmación o grabación, mediante la tecnología que al efecto utilicen y corroborar que éstos correspondan fielmente con su original.
Las instituciones de crédito para la microfilmación o grabación, podrán aplicar la tecnología estándar existente en el mercado, siempre que reúna los requisitos de seguridad que se establecen en los Anexos de estas Disposiciones, según corresponda.
El proceso de microfilmación deberá prever la generación de un índice de los documentos objeto de dichos procesos, en donde se indique, por lo menos, el nombre de éste; el lugar de almacenamiento; el tamaño; la fecha y la hora de creación; el número de imágenes y una referencia descriptiva de su contenido, así como la clave del medio en donde se microfilmó la documentación. El índice deberá tener como encabezado, el nombre de la institución de crédito y al pie de página contendrá el nombre del operador y del funcionario que verificó la preparación de los documentos, así como el lugar y la fecha en que se realizó la microfilmación.
Tratándose de los procesos de grabación, se deberá generar un archivo que contenga los datos antes señalados. Asimismo, se anotará el total de directorios o subdirectorios existentes, el espacio total del medio de almacenamiento y el espacio total ocupado sin considerar el que, en su caso, ocupe el archivo del índice que también sea grabado.
El índice a que se refiere esta Disposición, deberá constar en un acta firmada por los funcionarios responsables del proceso de microfilmación o grabación, la cual deberá ser almacenada como imagen, dentro del medio que se hubiere utilizado. Por otra parte, el medio físico en que se contenga dicha información deberá estar debidamente identificado, conteniendo al menos, el nombre de la institución de crédito; el lugar y la fecha de almacenamiento, la clave de control interno, así como el nombre y la firma del operador y del funcionario verificador.
Las instituciones de crédito sólo estarán obligadas a conservar el original de los libros, registros y documentación, relativos a sus operaciones activas, pasivas y de servicios, así como aquélla relacionada con su contabilidad, no obstante haber utilizado la microfilmación, grabación o cualquier otro medio autorizado para tal efecto por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, en los casos de excepción expresa a lo previsto por el artículo 100 de la Ley de Instituciones de Crédito, que la legislación federal o la propia Comisión mediante disposiciones de carácter general determinen, y por el plazo que, en su caso, las mismas señalen.
Las instituciones de crédito no podrán destruir, aun cuando se hubieren microfilmado o grabado, los originales de los documentos públicos relativos a su contabilidad, la escritura constitutiva y sus modificaciones, las actas de asambleas generales de accionistas, sesiones de consejo de administración o consejo directivo, en su caso, y sus comités, las actas de emisión de valores, los estados financieros, la documentación de apoyo a dichos estados financieros, el dictamen del auditor externo, así como la que ampare la propiedad de bienes propios o de terceros cuyo original se encuentre bajo su custodia. En todo caso, dicha información deberá conservarse durante los plazos que establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables.
Asimismo, tampoco podrán destruirse los documentos de valor histórico que, en su caso, correspondan a la institución de crédito o que aquélla mantenga en custodia.
Las instituciones de crédito estarán obligadas a conservar los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de microfilmación, así como la primera copia que se obtenga de los discos ópticos o magnéticos con imágenes digitalizadas, de todos aquellos libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas, durante los plazos que para la conservación de la contabilidad y correspondencia establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables.
Asimismo, deberán contar con el conjunto de programas (hardware y software), procedimientos y datos del sistema que permitan conocer el contenido de los discos ópticos o magnéticos a que se refiere el párrafo...
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