Reglas de Operación del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Federal de Justicia Administrativa.
| Fecha de disposición | 25 Marzo 2020 |
| Fecha de publicación | 25 Marzo 2020 |
| Emisor | TRIBUNAL FEDERAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA |
| Sección | UNICA. Organismos Autonomos |
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Federal de Justicia Administrativa.- Junta de Gobierno y Administración.- Secretaría Auxiliar de la Junta de Gobierno y Administración.
ACUERDO G/JGA/34/2020
REGLAS DE OPERACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL FEDERAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA.
CONSIDERANDO
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Que en términos del artículo 6o., Apartado A, fracciones I y V, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, las autoridades, entidades, órganos y organismos de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en los ámbitos federal, de las Entidades Federativas y municipal, deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, así como preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados.
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Que de conformidad con el artículo 73, fracción XXIX-H de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, relacionado con el artículo 1, segundo y quinto párrafos, de la Ley Orgánica del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, el Tribunal es un órgano jurisdiccional con autonomía para emitir sus fallos y con jurisdicción plena; y el presupuesto aprobado por la Cámara de Diputados para el Tribunal, se ejercerá con autonomía y conforme a la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y las disposiciones legales aplicables, bajo los principios de legalidad, certeza, independencia, honestidad, responsabilidad y transparencia, y su administración será eficiente para lograr la eficacia de la justicia administrativa bajo el principio de rendición de cuentas.
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Que los artículos 1 y 24, fracción IV, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y 11, fracción IV, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, señalan que los sujetos obligados deberán constituir y actualizar sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable.
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Que los artículos 1, 3, 4, fracción LI, 7, 11, fracciones I, II y XI, y 12 de la Ley General de Archivos, establecen que los sujetos obligados deberán administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia archivística, los términos de esa ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables; establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental, así como aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento.
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Que de conformidad con los artículos 21 y 23, fracciones II, XXVI, XXIX, XXX y XXXIX, de la Ley Orgánica del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, la Junta de Gobierno y Administración tiene a su cargo la administración, vigilancia, disciplina y carrera jurisdiccional, contando con autonomía técnica y de gestión, además de facultades, entre otras, para expedir los acuerdos necesarios para el buen funcionamiento del tribunal, dirigir su buena marcha dictando las medidas necesarias para el despacho pronto y expedito de los asuntos administrativos, supervisar la correcta operación y funcionamiento de los archivos, ordenar la depuración y baja de expedientes totalmente concluidos, así como resolver los demás asuntos que señalen las disposiciones aplicables.
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Que en términos de los artículos 46 y 47 del Reglamento Interior del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, se entiende por administración la actividad tendiente a la correcta y adecuada planeación, organización, operación y control de las áreas del Tribunal que correspondan a sus competencias, para lo cual este órgano colegiado emitirá los acuerdos y las disposiciones de orden y buen gobierno que corresponda, teniendo el carácter de obligatorios y de observancia general en el Tribunal.
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Que por Acuerdo G/JGA/37/2016, publicado en el Diario Oficial de la Federación el treinta de junio de dos mil dieciséis, la Junta de Gobierno y Administración estableció reglas para la administración de los archivos de este Tribunal, lo que comprende la integración del archivo de trámite, concentración e histórico, así como las transferencias primaria, secundaria y baja documental de los expedientes, asumiendo con autonomía e independencia la administración de sus archivos.
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Que por Acuerdo E/JGA/16/2016, la Junta de Gobierno y Administración autorizó los instrumentos de control y consulta archivística, consistentes en: el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y los inventarios de transferencia primaria y secundaria, y de baja documental.
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Que por Acuerdos E/JGA/67/2018 y E/JGA/80/2018, se crearon la Dirección General de Archivos y la Comisión de Archivos, respectivamente, con la finalidad, la primera de dar cumplimiento a la normatividad en materia de archivos y la segunda de continuar el proceso de consolidación del sistema institucional de archivos, preparando las normas reglamentarias inherentes, los manuales de organización y procedimientos requeridos, y llevar a la práctica el adiestramiento y capacitación necesarios para que el personal a cargo tenga las herramientas que hagan posible el cumplimiento eficaz y oportuno de sus obligaciones en esta rama.
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Que por Acuerdo E/JGA/75/2019, se modificó el diverso E/JGA/80/2018, a efecto de que el Titular de la Dirección General de Archivos asumiera las funciones, actividades y personal de la Comisión de Archivos.
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Que derivado de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos el 16 de junio de 2019, así como de la experiencia en la administración de los archivos de este Tribunal, resulta indispensable la actualización de la reglamentación interna en la materia, con la finalidad de dar cabal cumplimiento al referido ordenamiento legal, así como optimizar el funcionamiento de los archivos de trámite, concentración e histórico de este Tribunal y los procesos de gestión y destino final de los expedientes.
En consecuencia, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 6º, Apartado A, fracciones I y V, y 73, fracción XXIX-H, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 1 y 24, fracción IV, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública; 11, fracción IV, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública; 1, 3, 4, fracción LI, 7, 11, fracciones I, II y XI, y 12 de la Ley General de Archivos; 1, segundo y quinto párrafos, 21 y 23, fracciones II, XXVI, XXIX, XXX y XXXIX, de la Ley Orgánica del Tribunal Federal de Justicia Administrativa; en relación con los numerales 46 y 47, del Reglamento Interior del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, aplicable en términos del Quinto Transitorio del Decreto por el que se expidió, entre otras, la Ley Orgánica del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 18 de julio de 2016; la Junta de Gobierno y Administración emite el siguiente:
ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LAS REGLAS DE OPERACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL FEDERAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA.
Primero.- El presente acuerdo tiene por objeto establecer las reglas para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.
Segundo.- Para los procesos involucrados en la gestión documental y la administración de los archivos del Tribunal, las disposiciones contenidas en este acuerdo son de observancia obligatoria para todos sus órganos jurisdiccionales y áreas administrativas, en el ámbito de sus competencias y responsabilidades, por lo que su incumplimiento será causal de responsabilidad administrativa.
Tercero.- Para los efectos del presente acuerdo se entenderá por:
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Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por el Tribunal en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden;
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Archivo de concentración: Al integrado por documentos transferidos desde los órganos jurisdiccionales o áreas administrativas de este Tribunal, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecerán en él hasta su disposición documental;
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Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas del Tribunal;
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Archivo histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia
para la memoria del Tribunal;
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Archivos intermedios: Al integrado por expedientes en fase semiactiva, en los que transcurre su plazo de conservación previo a la transferencia primaria;
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Áreas de correspondencia: A las responsables de la recepción, registro y despacho de la documentación que se ingresa al Tribunal para la integración de los expedientes en los archivos de trámite;
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Baja documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea...
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