Circular única de Fianzas (Continúa en la Cuarta Sección)

Fecha de disposición06 Diciembre 2010
Fecha de publicación06 Diciembre 2010
MateriaDerecho Mercantil y de la Empresa
EmisorSECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
SecciónTERCERA. Poder Ejecutivo

CIRCULAR única de Fianzas (Continúa en la Cuarta Sección) (Viene de la Segunda Sección) 11.1.22. Los auditores externos deberán conservar por un plazo mínimo de cinco años la documentación y papeles de trabajo que soporten el dictamen de la auditoría externa. Durante el transcurso de la auditoría y dentro del mencionado plazo de cinco años, los auditores externos estarán obligados a mostrar a la Comisión los mencionados documentos y papeles de trabajo. En su caso, dichos documentos serán revisados conjuntamente con el auditor externo, para lo cual la propia Comisión podrá requerir su presencia a fin de que éste le suministre o amplíe los informes o elementos de juicio que sirvieron de base para la formulación de su opinión. 11.1.23. Cuando el día límite para la entrega de la información sea inhábil, se considerará como fecha límite el día hábil inmediato siguiente. En caso de que el contenido del dictamen y la información requeridos, no cumplan con lo establecido en el presente Capítulo, se considerará como no entregados y las Instituciones y/o los auditores externos, se harán acreedores a las sanciones previstas en la normativa aplicable. Asimismo, las Instituciones y/o los auditores externos, se harán acreedores a las sanciones previstas en la normativa en caso de falta de entrega o entrega extemporánea de la referida información. Los archivos que conforman el dictamen financiero, relativos al dictamen firmado electrónicamente por el auditor externo y a la información generada en medio magnético a través del SAEF a que se refiere la fracción I de la Disposición 11.1.21, deberán conformarse en un solo archivo de acuerdo al Manual del Usuario del SAEF y enviarse por la Institución vía Internet, utilizando el SEIVE, de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo 12.7 de la presente Circular. Una vez que las Instituciones hayan realizado el envío de información vía Internet a que se refiere el presente Capítulo, la información será recibida y validada por parte de la Comisión. En primera instancia, el SEIVE, a través de la Página Web de la Comisión, mostrará en la pantalla el número de transacción con el que se registra dicho envío, la fecha y la hora. En forma simultánea, dicho Sistema notificará vía correo electrónico, la confirmación de la recepción y/o sustitución de la información, mediante un documento electrónico donde se especifica la información de referencia con el mismo número de transacción, así como la fecha y la hora. El proceso de validación de la información y el resultado de la misma, se notificará vía correo electrónico al responsable del envío de la información, al día hábil siguiente de haberse recibido la misma. Si por alguna razón las Instituciones no pudieran realizar el envío de la información vía electrónica desde sus instalaciones, la Comisión pondrá a su disposición el equipo necesario para realizar exclusivamente el envío de que se trata. Para tal efecto, el interesado deberá presentarse en la Dirección General de Informática de la Comisión, ubicada en avenida Insurgentes Sur 1971, Torre 2 Norte, Primer Piso, Colonia Guadalupe Inn, 01020 México, D.F., en horario de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00 horas, en días hábiles, con la información preparada para tales efectos. En lo referente al proceso de creación de archivos, aplicación de opciones de seguridad, firmas electrónicas y demás elementos técnicos relacionados con los documentos en formato PDF, los auditores externos deberán apegarse al documento "Instructivo para la creación y firma de los documentos en formato PDF", disponible en la Página Web de la Comisión. El auditor externo deberá hacer entrega a la Comisión de la llave pública asociada a su firma electrónica en un medio magnético, acompañada del formato establecido en el Anexo 11.1.23, mediante el cual reconoce su responsabilidad en la utilización de dicha firma, con al menos dos días hábiles de anticipación a la fecha en que pretenda utilizarla. Cabe señalar que si el auditor externo ya cuenta con una llave pública asociada a su firma electrónica que haya sido entregada a la Comisión, deberá utilizar dicha llave para efectos de lo dispuesto en el presente Capítulo. La llave pública asociada a la firma electrónica tendrá una vigencia de cinco años contada a partir de su fecha de expedición, por lo que cumplido ese plazo, el auditor externo deberá entregar una nueva llave pública en los términos del presente Capítulo. La entrega de la llave pública y el formato contenido en el Anexo 11.1.23, deberá hacerse en la Dirección General de Informática de la Comisión, ubicada en avenida Insurgentes Sur 1971, Torre 2 Norte, Primer Piso, Colonia Guadalupe Inn, 01020 México, D.F., en horario de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00 horas, en días hábiles. Los interesados podrán solicitar la generación de las llaves públicas referidas en la presente Disposición en la Dirección General antes señalada. El uso de firma electrónica, clave de usuario, contraseña de acceso y otros medios de identificación que se establezcan conforme a lo previsto en el presente Capítulo, en sustitución de la firma autógrafa, producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a ésta y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio. 11.1.24 Las solicitudes relativas al registro de auditor externo de las Instituciones, únicamente se recibirán a través del Sistema de Citas y Registro de Personas. CAPITULO 11.2.

DEL REGISTRO, FUNCIONES Y PRESENTACION DE INFORMES DE LOS AUDITORES EXTERNOS

ACTUARIALES

Para los efectos de los artículos 65, párrafos quinto, sexto, séptimo y octavo, y 67 de la LFIF: 11.2.1. Las Instituciones deberán contratar, para la dictaminación de la situación y suficiencia de sus reservas técnicas, directamente o a través de una sociedad de auditoría externa, los servicios de un auditor externo actuarial (en lo sucesivo, auditor externo actuarial), que cumpla con los requisitos establecidos en la LFIF y en las presentes Disposiciones. 11.2.2. Las Instituciones deberán presentar a la Comisión, a más tardar el 30 de septiembre de cada año, un escrito debidamente firmado por el representante legal de la Institución en el cual se indique la fecha del acuerdo en la cual el consejo de administración aprobó la contratación de los servicios de auditoría, así como la fecha de celebración del contrato de prestación de servicios respectivo, su vigencia, el nombre del auditor externo actuarial que dictaminará la situación y suficiencia de las reservas técnicas y el nombre del despacho al que pertenece el auditor, en su caso. Dicho escrito deberá acompañarse de una carta firmada por el auditor externo actuarial en la cual manifieste que tiene conocimiento y está de acuerdo en haber sido designado auditor externo actuarial de la Institución. Si una vez entregado el escrito a que se refiere el párrafo anterior la Institución cambia al auditor externo actuarial contratado, deberá sustituir el escrito señalado, en un plazo de 10 días hábiles contado a partir de que el consejo de administración haya aprobado dicho cambio. Cuando el auditor externo actuarial que se contrate, sea diferente al que realizó la auditoría del año inmediato anterior, la Institución deberá exponer las razones que motivan tal contratación. En este caso, la Comisión podrá realizar las consultas con el auditor externo actuarial correspondiente. El escrito a que se refiere esta Disposición deberá entregarse en el Departamento de Archivo, Correspondencia e Impresión de la Comisión, sita en avenida Universidad 1868, Colonia Oxtopulco Universidad, Delegación Coyoacán, 04310 México, D.F., en días hábiles de 9:00 a 15:00 horas y deberá dirigirse a la Dirección General de Supervisión Actuarial. 11.2.3. El auditor externo actuarial deberá proporcionar a la Comisión, a más tardar el 31 de octubre de cada año, una carta firmada, acompañada por el programa de auditoría al que se sujetará, el cual deberá enviarse como archivo de formato PDF, elaborado mediante el software Adobe Acrobat y contener en forma detallada la descripción de los procedimientos generales que utilizará para realizar dicha auditoría. El programa de auditoría deberá comprender al menos, lo siguiente: I. Planeación: indicará los aspectos relativos al análisis previo que efectuará, para llevar a cabo en forma posterior la auditoría en cuestión; II. Requerimientos de información: indicará la información y los sistemas que requerirá para efectuar la auditoría en cuestión; III. Revisión y evaluación del control interno: indicará la forma en que revisará y evaluará los procedimientos y sistemas de control interno de la Institución, vinculados a la información que requerirá para efectuar la auditoría actuarial; IV. Verificación de la consistencia e integridad de la información: indicará los procedimientos de validación de la información con que llevará a cabo la auditoría, verificando que sea completa, consistente y correcta, en relación con la normativa y las operaciones y obligaciones de la Institución, y V. Revisión de la situación de las reservas técnicas: indicará la forma en que efectuará la revisión de la situación de las reservas técnicas de la Institución, en relación a su correcta forma de cálculo y apego a las disposiciones legales vigentes. La información a que se refiere la presente Disposición, deberá entregarse en el Departamento de Archivo, Correspondencia e Impresión de la Comisión antes citado y deberá dirigirse a la Dirección General de Supervisión Actuarial. 11.2.4. Los auditores externos actuariales de las Instituciones deberán reunir en todo momento, para el ejercicio de sus funciones, los siguientes requisitos...

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